文件：白板的附件
您可以在会议中使用白板来演示附加文件。预订会议时，可以使用“文件”附签附加文件，主持人也可以在会议中附加文件。
注意 某些服务器并不支持所有的白板附件（包括下面列出的支持的文件类型。）如果向白板附加文件时遇到困难，请与系统管理员联系。
在预定会议中，您可以更改白板文件并请求主持人保存您的更改。（只有主持人才可以保存白板文件。）更改将保存在两个新文件（RTF 文件和 SWB 文件）中，原始文件不受影响。在“会议详细信息”页面上可以查看原文件和文件的任何更改版本。（您不能在即时会议中保存白板文件。）
详细说明
您也可以在“文件”附签的“详细会议说明”域中输入会议的任何其他信息。例如，可以输入会议日程。保存会议后，“会议详细信息”页面上将显示会议的详细说明和附加文件。
提示 如果在会议中附加文件，您可以为会议设置口令以保护文件。如果会议受口令保护，则必须输入口令才能查看“会议详细信息”页面。
准备文件
向白板附加文件之前，必须先准备文件。例如，您可以在字处理或演示程序中创建文件。附加文件时，它将转换为适于白板显示的相应格式。请阅读下面的信息来准备文件，以确保文件在白板上的显示效果。
有关白板文件的提示
创建文件时，请遵循下列提示以确保文件在白板上具有良好的显示效果：
- 将演示文稿的页数限制在 100 页以内或更少。（您可以使用多个 100 页的文稿，但单个文稿不应超过 100 页。）要使用多于 100 页的文件，请将文件拆分成两个或多个少于 100 页的文件并按顺序附加到白板上。
- 为演示文件选择简单的背景，如纯色或垂直填充的渐变色。白色背景的效果较好。
- 会议正式开始以前，启动一个短暂的联机会议，附加文件并出席会议，在白板上查看该文件。通过预览演示文稿，可以确保达到预期效果。还可以计划如何在演示中使用注释以突出关键内容。
- 如果服务器上没有文件所使用的字体，白板将显示与此字体最接近的字体。请在文件中使用常用字体（例如 Times New Roman 或 Arial），以确保能够按预期效果显示。
- 对于在电子表格程序（例如 IBM Lotus 1©2©3(R)）中创建的文件，请使用 Sametime 打印捕获。还要确保文件是“横向”保存的。（详细信息，请参见“关于 Sametime 打印捕获的更多帮助”。）
- 对于在字处理程序（例如 IBM Lotus Word Pro(R)）中创建的带有嵌入对象的文件，请使用 Sametime 打印捕获。
- 演示文件的标题有时在演示程序中显示为一行文本，但在白板上显示时却会折返到第二行。要避免这种情况，请使用短标题，确保用于创建文本的文本框比文本长，并在标题中使用常用字体。
- 如果使用 IBM Lotus Freelance Graphics(R) 创建演示文稿，请参见“Lotus Freelance Graphics 演示文稿的提示”。
关于白板文件中的图形的提示
请遵循下列提示，确保白板演示文件中的图形具有良好的显示效果：
- 在演示文件中只使用高分辨率 8 位 JPG 或 GIF 图形，最大颜色数为 256 色。白板转换过程将图形限制为 256 色，并用最接近的颜色替换超出此限制的图形。如果使用准备好的演示文件模板，请确保模板中的所有图形都是 JPG 或 GIF 格式。
- 如果使用一个非常详细的图形（例如程序中的屏幕捕获），请以大约正常尺寸两倍的大小将其保存为 JPG 或 GIF 图形格式。（如果使用标准尺寸，图形将会出现散射现象。）例如，如果使用图形程序获取屏幕捕获，请将屏幕捕获以 1:2 或 1:3 的比例（而不是 1:1）保存。将图形添加到演示文件中时，可以将其缩小到正常尺寸。
- 请勿在某一程序的文件中删除图形或将图形复制到另一程序的文件中。例如，如果在 Lotus Word Pro 文件中创建了一个图形，然后将其粘贴到 Lotus Freelance Graphics 演示文件中，则不会很好地转换该图形以在白板上显示。（粘贴的图形在白板上可能显示为一个灰色的框或有彩条的框。）
- 请勿在演示文件中使用指向图形的链接，包括图形本身。
- 请勿在图形或演示文件中使用动画，因为白板无法显示动画效果。
- 请勿在演示文件中使用位图图形 (BMP)，因为有时不能保证位图在白板上具有良好的显示效果。
注意 会议服务中有一项管理员能够启用的新设置，该设置对屏幕共享工具中显示的所有图像强制使用 8 位颜色深度。该功能可以提高屏幕共享性能，并降低网络带宽的使用。详细信息，请参见《IBM Lotus Instant Messaging and Web Conferencing 管理员指南》。
文件转换
在白板上显示文件之前，必须将其转换为适当的格式。Sametime 可以自动转换多种文件类型以适于白板显示。如果 Sametime 不能自动转换文件，请使用 Sametime 打印捕获将其转换为 Sametime 文件（FST，即“File for Sametime”）以供白板演示。
注意 某些服务器只支持 Sametime 文件格式。要将文件转换为 Sametime 格式，请使用 Sametime 打印捕获。关于是否要使用 Sametime 打印捕获的详细信息，请与您的系统管理员联系。
Sametime 自动转换的文件类型包括：
- 位图 (BMP)
- CCITT Group 3 Fax (TIF)
- CompuServe 图形交换格式 (GIF)
- 计算机图元文件 (CGM)
- HTML（HTM 或 HTML）
- IBM Lotus Ami Pro(R) (SAM)
- IBM Lotus PIC (PIC)
- JPEG（JPEG 或 JPG）
- Lotus 1©2©3（WK3、WK4 或 123）
- Lotus Freelance Graphics（PRE 或 PRZ）
- Lotus Word Pro (LWP)
- Microsoft Excel (XL*)
- Microsoft Word (DOC)
- Paintbrush/DCX（多页 PCX）(PCX)
- PICT 和 PICT 图形 (PCT)
- 可移植网络图形 (PNG)
- PowerPoint(R) (PPT)
- 可修订表单文本 (RFT)
- 多信息文本格式 (RTF)
- Sametime 打印捕获文件 (FST)
- Sametime 白板文件 (SWB)
- 标记图像文件格式（TIFF、TIF 或 EPS）
- 文本文件 (ASCII)（TXT、BAT 或 INI）
- Windows 元文件图形 (WMF)
- WordPerfect (WPD)
- WordPerfect 图形 (WPG)
附加文件后，如果要结束预定会议，请单击“保存”。否则，请继续在相应的附签中输入会议的详细信息。